Som ansat (i denne privatlivspolitik omfatter ”ansat” eller ”dig” alle ansatte som er ansat hos os, samt andre medarbejdere som ikke er i et formelt ansættelsesforhold med os), skal du føle dig tryg ved hvordan vi håndterer dine personoplysninger. Det er derfor vi er åbne omkring hvordan vi indsamler, behandler og deler de personoplysninger som vi opbevarer. Vi sørger for, at personoplysninger som vi opbevarer altid, er beskyttet og at de behandles i overensstemmelse med gældende ret, samt vores interne regler og procedurer.

HKScan Denmark A/S (“HKScan”) er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger, som er beskrevet i denne privatlivspolitik, medmindre andet fremgår. Dog vil den dataansvarlige altid være det selskab i HKScan koncernen som du har indgået din ansættelseskontrakt (eller anden aftale) med.

Vi indsamler primært oplysningerne direkte fra dig. Dog kan vi i visse tilfælde også indsamle personoplysninger fra andre steder hvis du har givet dit samtykke, hvis en offentlig myndighed deler oplysningerne med os eller hvor vi er retligt forpligtet til at indsamle personoplysningerne.

For at opsummere, kan vi indsamle dine personoplysninger fra:

Dig selv

Personoplysninger som du selv giver til os

Vi indsamler og behandler de personoplysninger som du giver til os direkte, eksempelvis for at følge op, evaluere og håndtere mål (såsom når vi gennemfører medarbejdertilfredshedsundersøgelser), for at gennemføre undersøgelser blandt medarbejdere og for at dirigere og fordele arbejde (eksempelvis i forbindelse med planlægning af ferie, forældreorlov eller andet fravær).

Personoplysninger vi indsamler automatisk

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger automatisk, eksempelvis via TV-overvågning som er installeret af forskellige årsager, såsom sikkerhed og dyrevelfærd, sikring af en effektiv produktion, sikring af bygninger, vores ansatte og gæster, samt beskyttelse af vores ejendom (læs mere om vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med TV-overvågning her).

Familie og andre pårørende

I tilfældet af en ulykke eller anden nødsituation kan vi behandle personoplysninger som din familie eller andre pårørende giver til os.

Offentlige myndigheder

Vi indsamler og behandler personoplysninger som deles med os af offentlige myndigheder såsom den kommune du bor i og SKAT, med henblik på at håndtere din løn og goder samt opfylde vores retlige forpligtelser (eksempelvis i forbindelse med sygdom eller genoptræning).

Forsikringsselskaber

Vi indsamler og behandler personoplysninger der deles med os af forsikringsselskaber, for at håndtere din løn og goder (såsom pension og forsikringspræmier), for af sikkerhedsmæssige grunde (eksempelvis i forbindelse med en forsikringssag der opstår som led i en arbejdsskade) eller for at håndtere eller overholde retlige forpligtelser (eksempelvis i forbindelse med en konflikt eller retssag).

Andre kilder

Vi indsamler også personoplysninger om dig som deles af andre parter end dem nævnt ovenfor, såsom leverandører eller tjenesteudbydere, eksempelvis når vi kommunikerer med disse parter.

Kort sagt, behandler vi dine personoplysninger med henblik på:

• administration af dit ansættelsesforhold,
• administration af vores forretning,
• kommunikation,
• medarbejderes velfærd, og
• sikkerhed og tryghed.

De formål som vi behandler dine personoplysninger til, er beskrevet yderligere nedenfor. Yderligere oplysninger om de kategorier af personoplysninger vi behandler, hvor længe vi opbevarer dem og med hvilket retsgrundlag kan findes i dokumentet med titlen Detaljerede oplysninger om personoplysninger vi behandler, som kan findes på HKScan’s intranet, eller du kan bede om en kopi ved at kontakte din HR-chef.

Administration af dit ansættelsesforhold

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at administrere dit ansættelsesforhold; eksempelvis i forbindelse med udarbejdelse og indgåelse af ansættelseskontrakten med dig, lagring af oplysninger såsom dit navn, adresse osv. i vores systemer, administration af brugerkonti og udstyr såsom mobiltelefoner, udstede advarsler, hvis det er nødvendigt for at forhindre uønsket adfærd, samt administrere ændringer i ansættelsesvilkårene, herunder ansættelsesforhold og levering af ansættelsesbeviser. I særlige tilfælde kan vi også behandle oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold, hvis det er nødvendigt (fx hvis vi bliver kontaktet af din fagforening).

Administration af lønninger, medarbejdergoder og udlæg

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at administrere din løn og medarbejdergoder, eksempelvis registrering af dit fravær, din arbejdstid, samt beregning og betaling af din løn, og mår vi sender lønsedler til dig. Derudover kan vi behandle dine personoplysninger for at tilbageholde fagforeningens medlemskontingent fra din løn, hvis du beder os om det.

Vi behandler derudover dine personoplysninger i forbindelse med administration af orlov, pensioner og forsikringspræmier, firmabil og medarbejdergoder og dine udlæg på vegne af HKScan.

Lønregulering

Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at gennemføre lønreguleringer og bonus (hvis du er berettiget til dette), eksempelvis i form af dokumentation for opnåede resultater.

Kompetenceudvikling

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at administrere kompetenceudvikling, eksempelvis når du gennemfører en uddannelse eller et kursus, ved drøftelse af uddannelsesmuligheder, opbevaring af træningsresultater, evaluering og opfølgning på afsluttede kurser samt produktion af rapporter og statistikker.

Gennemførelse af medarbejderundersøgelser

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at udføre medarbejderundersøgelser, eksempelvis ved udsendelse af medarbejderundersøgelser med henblik på at indsamle og evaluere resultater fra afsluttede undersøgelser.

Afvikling af arrangementer og andre personaleaktiviteter

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at afholde arrangementer og andre personaleaktiviteter, eksempelvis til at kommunikere begivenhedsrelateret information og til at registrere deltagelse og eventuelle madpræferencer.

Administration og delegering af arbejde

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at administrere og fordele arbejde, eksempelvis planlægning af arbejdet, vagtplanlægning, planlægning af orlov og administration af andre former for orlov og fravær, såsom forældreorlov.

Administrering af lokaler

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at administrere vores forretningsaktiviteter, eksempelvis ved booking af værelser og amd, rapportering af eventuelle fejl i forbindelse med lokalerne, optælling af varebeholdning, logning af IT-support, administration af post og levering af pakker.

Dokumentation af forretningsaktiviteter

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at dokumentere vores forretningsaktiviteter, eksempelvis i forbindelse med udarbejdelse af dokumentation såsom projektmateriale.

Gennemførelse af ændringer i forretningen

Vi kan behandle dine personoplysninger med det formål at gennemføre ændringer i forretningen, eksempelvis i forbindelse med omstruktureringer. Desuden behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med omlægning eller flytning af arbejdet, og til at gennemføre forhandlinger med fagforeninger.

Evaluering af og opfølgning på forretningsaktiviteter

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at evaluere og følge op forretningsaktiviteter såsom udarbejdelse af rapporter og statistikker, eksempelvis lønningsstatistikker og statistikker om diversitet, fravær, personalets omsætning og arbejdsrelaterede ulykker, projekter og styring, undersøgelse og opfølgning af risikovurderingsaktiviteter, herunder dem der vedrører sikkerhed.

Understøttelse af kommunikation

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at lette vores medarbejderes kommunikation, eksempelvis til administration af vores digitale telefonbog, der indeholder medarbejdernes navne og kontaktoplysninger, som letter forretningskommunikation mellem ansatte og eksterne parter.

Kommunikation om forretningsaktiviteter og ændringer

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at kommunikere både intern og ekstern om forretningsaktiviteter og ændringer, eksempelvis offentliggørelse af nyheder via interne kanaler, herunder intranettet, og offentliggørelse af pressemeddelelser og rapporter via eksterne kanaler.

Opbygning af brand og markedsføring

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med ekstern kommunikation med det formål at udvikle vores brand og levere markedsføring, eksempelvis når navne, billeder og kontaktoplysninger offentliggøres på vores hjemmesider eller andre digitale kanaler.

Forebyggelse af arbejdsrelaterede sygdomme og ulykker

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at forhindre arbejdsrelaterede sygdomme og ulykker. Eksempelvis behandler vi dine personoplysninger, når vi kommunikerer med sundhedsfagligt personale for at forhindre arbejdsrelaterede sygdomme og ulykker.

Understøttelse af din kapacitet og evne til at arbejde

Vi kan i visse tilfælde behandle dine personoplysninger i forbindelse med undersøgelser inden dit ansættelsesforhold påbegyndes samt under ansættelsesforholdet gennem periodiske sundhedsundersøgelser, for at understøtte din kapacitet og evne til at arbejde. Der foretages medicinske undersøgelser for at undersøge, om jobbet udgør en særlig risiko for sygdom og/eller undersøge din kapacitet og evne til at arbejde med henblik på af opfylde de sundhedsmæssige krav, der er forbundet med jobbet. I forbindelse med ovenstående kan vi også udføre en salmonella-test, hvis din stilling kræver arbejde med produktion, forarbejdning eller distribution af oksekød, svin eller fjerkræ, for at bestemme din arbejdsevne samt for at sikre hygiejne for fødevarer og høj hygiejnekvalitet vores produkter. De medicinske undersøgelser udføres i samarbejde med vores erhvervsudbyder.

Overvågning arbejdskapacitet og give dig tidlig støtte

Vi kan behandle dine personoplysninger i forbindelse med overvågning af din arbejdsevne og, i tilfælde af at du står overfor udfordringer med dit arbejde, eller din arbejdsevne er i fare for at yder dig tidlig støtte. Dette kan indebære registrering af signaler om, at din arbejdsevne er i fare fra sundhedsfagligt personale samt behandling af dine personoplysninger i forskellige faser af vores procedure for tidlig støtte (fx personoplysninger indsamlet i en interview om tidlig støtte).

Undersøgelser og sikkerhedsmæssige årsager

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med undersøgelser og af sikkerhedsmæssige årsager, eksempelvis når du tjekker ind i bygningen, aktiverer dit adgangskort eller når vi administrerer adgange og rettigheder til vores IT-systemer. Tilsvarende behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med logning og overvågning af brug af vores IT-systemer.

Desuden kan vi behandle dine personoplysninger med det formål at overvåge overholdelsen af ​​vores retningslinjer, politikker og procedurer og til at undersøge eventuelle overtrædelser.

Vi kan også, hvis det er nødvendigt, behandle dine personoplysninger i forbindelse med administration af forretningsrelateret hændelser, eksempelvis i tilfælde af problemer med sikkerheden eller ved undersøgelse af sikkerheden.

TV-overvågning

Vi kan behandle dine personoplysninger i forbindelse med TV-overvågning af vores lokaler (læs mere om behandlingen af ​​dine personoplysninger i forbindelse med TV-overvågning her). Områder med TV-overvågning er tydeligt skiltet.

Administration og sikring af IT-systemer og -tjenester

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at administrere og sikre vores it-systemer og tjenester, eksempelvis ved fejlfinding, backup og håndtering problemer eller ændringer i systemer og programmer. Tilsvarende behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med logning af IT-systemer og håndtering af IT-hændelser (eksempelvis i tilfælde af et driftsstop).

Opfyldelse af retlige forpligtelser

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at opfylde vores retlige forpligtelser, eksempelvis for at opfylde kravene i lovgivningen mod diskriminering, om arbejdsforhold og om databeskyttelse.

Lovgivning mod diskrimination

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at opfylde lovgivning mod diskrimination, eksempelvis for at gennemføre lønundersøgelser med det formål at identificere, rette op og forhindre usaglige forskelle i løn og andre ansættelsesvilkår, og for at iværksætte foranstaltninger til at imødegå mulig diskrimination, samt ellers fremme lige rettigheder og muligheder uanset køn, race, nationalitet, mv.

Arbejdsforhold

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at opfylde lovgivningen om arbejdsforhold, eksempelvis ved arbejdspladsvurderinger (APV), samt administration, undersøgelse og afhjælpning af eventuelle hændelser eller ulykker på arbejdspladsen.

Desuden behandler vi dine personoplysninger med det formål at indberette arbejdsskader til de relevante offentlige myndigheder, herunder Arbejdsmarkedets Erhvervssikring.

Andre ansættelsesretlige forpligtelser

Derudover behandler vi dine personoplysninger med det formål at opfylde andre ansættelsesretlige forpligtelser, såsom udarbejdelse af ansættelsesbeviser og føre en fortegnelse over fagforeningsforhandlinger og andre lovbestemte forhandlinger.

Andre retlige forpligtelser

Desuden behandler vi dine personoplysninger med det formål at opfylde andre retlige forpligtelser, såsom overholdelse af regler om regnskab og bogføring, tilbageholde løn til SKAT, samt kontrollere eventuelle kvalifikationer eller licenser, der kræves for din stilling, såsom hygiejne certifikater.

Hvis det er nødvendigt, deler vi dine personoplysninger med forskellige modtagere såsom banker, tjenesteudbydere, fagforeninger, offentlige myndigheder, forsikringsselskaber, revisorer og eksterne rådgivere (se nedenfor). Som hovedregel er modtageren dataansvarlig for deres egen behandling af dine personoplysninger. Yderligere oplysninger om de kategorier af personoplysninger vi deler og med hvilket retsgrundlag kan findes i dokumentet med titlen Detaljerede oplysninger om personoplysninger vi behandler, som kan findes på HKScan’s intranet, eller du kan bede om en kopi ved at kontakte din HR-chef.

Tjenesteudbydere

For at kunne gennemføre vores behandling af dine personlige oplysninger, deler vi dem med virksomheder, der leverer os tjenester (herunder IT og overvågning). Disse virksomheder kan kun behandle dine personoplysninger efter vores instruktioner og må ikke bruge dem til deres eget formål. De er også underlagt lovmæssige og kontraktligt krav om at beskytte dine personoplysninger. HKScan er dataansvarlig med hensyn til ovennævnte behandling af personoplysninger udført af leverandører, på vores vegne.

Andre modtagere

Når det er nødvendigt, deler vi også dine personlige data med følgende modtagere, eksempelvis for at opfylde retlige forpligtelser eller forsvar af retskrav.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe vi har brug for dem til at opfylde de formål, som de behandles til. Herefter sletter eller anonymisere vi dem, så de ikke længere kan henføres til dig. Yderligere oplysninger om hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger kan findes i dokumentet med titlen Detaljerede oplysninger om personoplysninger vi behandler, som kan findes på HKScan’s intranet, eller du kan bede om en kopi ved at kontakte din HR-chef.

Vi stræber altid efter at behandle dine personoplysninger inden for EU/EØS, så du kan føle dig sikker på, at dine personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttet. Dog kan dine personoplysninger lejlighedsvis overføres til og behandles i et land uden for EU/EØS af vores tjenesteudbydere. For at beskytte dine personoplysninger, sikrer vi altid, at der er foreligger tilstrækkelige beskyttelsesforanstaltninger, såsom dataoverførselsaftaler, som kræver, at modtageren beskytter personoplysningerne på samme måde som vi gør. Oplysninger om de lande, hvor vi eventuelt overfører dine personoplysninger til, samt de implementerede sikkerhedsforanstaltninger, kan fås ved at kontakte os (se kontaktoplysninger nedenfor).

Ifølge de persondataretlige regler, har du visse rettigheder, når vi behandler ​​dine personoplysninger. Vi behandler dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde dine rettigheder. Ønsker du at gøre brug af disse rettigheder, kan du send en anmodning via vores privatlivs-hjemmeside eller ved at kontakte os på privacy@hkscan.com.

Du har ret til:

Få indsigt i dine personoplysninger

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du kan anmode om en kopi af dine personoplysninger via vores privatlivs-hjemmeside, som kan findes her. Vi vil imødekomme din anmodning, medmindre vi har lovlige grunde til ikke at udlevere dine personoplysninger, eller hvis udlevering af disse vil påvirke andre personers rettigheder og frihedsrettigheder.

Berigtigelse af dine personoplysninger

Du har derudover ret til at anmode om, at forkerte eller ufuldstændige personoplysninger rettes eller fuldstændiggjort.

Trække dit samtykke tilbage

I det omfang vi er afhængige af dit samtykke til at behandle dine personoplysninger, har du ret til, når som helst, at trække dit samtykke tilbage.

Gøre indsigelse mod behandlingen

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af ​​dine personoplysninger baseret på en legitim interesse af grunde, der vedrører din særlige situation. I sådan en situation vil vi stoppe med at bruge dine personoplysninger, hvis behandlingen er baseret på en legitim interesse, medmindre vi kan vise, at den legitime interesse overstiger din interesse i privatliv, eller brugen af ​​dine personoplysninger er nødvendig for at fastlægge eller forsvare et retskrav.

Sletning af dine personoplysninger

I visse tilfælde har du ret til at anmode om, at dine personoplysninger slettes. Vi kan dog ikke slette dine personoplysninger, hvis vi eksempelvis er forpligtet i henhold til lov til at opbevare dem.

Begrænsning af brugen af ​​dine personoplysninger

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af ​​dine personoplysninger begrænset. Hvis behandlingen af ​​dine personoplysninger begrænses, må vi kun, bortset fra lagring, behandle dine personoplysninger med dit samtykke, for at fastslå, udøve eller forsvare et retskrav, eller for at forsvare andres rettigheder.

Overfør dine personoplysninger (dataportabilitet)

Endelig har du ret til at anmode om en kopi af de personoplysninger, som vi lagrer om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Retten til dataportabilitet omfatter kun personoplysninger, som du selv har givet til os, og som vi behandler med visse retsgrundlag, fx dit samtykke.

Vi kan i fremtiden være nødt til at opdatere oplysningerne i dette dokument, eksempelvis hvis vi behandler dine personoplysninger til nye formål, indsamler yderligere personoplysninger eller deler dine personoplysninger med andre modtagere end dem, der allerede er nævnt. Hvis dette er nødvendigt, vil du modtage et opdateret dokument med detaljer om disse ændringer. Den seneste version af denne privatlivspolitik er altid tilgængelig på HKScan’s privatlivs-hjemmeside.

Hvis du har yderligere spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger, skal du kontakte din HR-chef eller sende dine spørgsmål til privacy@hkscan.com. Hvis du ikke er tilfreds med de svar du modtager, har du ret til at indgive en klage til den relevante tilsynsmyndighed i Danmark. Du kan finde den relevante tilsynsmyndigheds kontaktoplysninger her.

HKScan Denmark A/S

CVR-nummer 25177509

Tværmosevej 10, 7830 Vinderup, Denmark

privacy@hkscan.com

Yderligere oplysninger om hvordan vi behandler dine personoplysninger kan findes i dokumentet med titlen Detaljerede oplysninger om personoplysninger vi behandler, som kan findes på HKScan’s intranet, eller du kan bede om en kopi ved at kontakte din HR-chef.